e-Arşiv fatura nasıl kesilir? GİB portalında adım adım

e-Arşiv faturayı GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portalı'ndan (earsivportal.efatura.gov.tr) kesersin. Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodun ve şifrenle girersin, "e-Arşiv Portal" modülünü seçersin, "Belge İşlemleri" altında faturayı oluşturursun, sonra taslağı seçip "GİB İmza" ile telefonuna gelen 6 haneli SMS şifresini girerek onaylarsın. Mali mühür ya da e-imza gerekmez. Onaylanan fatura resmîleşir; indirip alıcına gönderirsin.

Aşağıda her adımı, hangi alana ne yazacağını, 2026'da kimin e-Arşiv kesmesi gerektiğini ve en sık yapılan hataları bulacaksın.

2026'da kim e-Arşiv fatura kesmek zorunda

Kısa cevap: fatura kesen mükelleflerin çoğu, tutara bakmadan.

• 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre, e-Fatura ya da e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler 1 Ocak 2026'dan bu yana faturalarını tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlemek zorunda. 2025'te bu sınır vergiler dahil 3.000 TL idi.
• Ticari kazancı basit usulde belirlenenler ve işletme hesabına göre defter tutanlar için bu tarih bir yıl ertelendi (589 Sıra No.lu Tebliğ, Resmî Gazete 31 Aralık 2025, sayı 33124, 5. mükerrer). Bu grup 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturaları e-Arşiv keser, 3.000 TL ve altını kâğıtta kesebilir. 1 Ocak 2027'den itibaren onlar için de tutar sınırı kalmıyor.
• e-Arşiv'e kayıtlı olmayan bu mükellefler faturayı GİB'in portalından keser. Özel entegratör kullanmak zorunlu değil.

İki not. Birincisi, serbest meslek kazancı elde edenler mesleki işleri için fatura değil serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenler; bu yazı fatura kesenler içindir. İkincisi, e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirine kestiği faturadır. Sen e-Fatura kullanıcısı değilsen e-Fatura kesemezsin; alıcın e-Fatura kullanıcısı olsa bile faturayı portaldan e-Arşiv olarak kesersin.

Başlamadan önce hazırla

• Dijital Vergi Dairesi (eski adıyla İnteraktif Vergi Dairesi) kullanıcı kodu ve şifresi. Yoksa vergi dairesinden ya da Dijital Vergi Dairesi'nde kayıt olarak alırsın. Ayrıca bir başvuru yapman gerekmez.
• GİB'de kayıtlı cep telefonun. Onay şifresi SMS ile bu numaraya gelir.
• Alıcının VKN'si (şirketse) ya da TCKN'si (kişiyse), unvanı ya da adı soyadı, adresi.
• Hizmetin ya da malın adı, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı.

Adım adım: e-Arşiv Portalı'nda fatura kesmek

1. Portala gir

1. earsivportal.efatura.gov.tr adresini aç. Giriş sayfası earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html'dir.
2. Kullanıcı kodunu ve şifreni yaz, girişi tamamla.
3. Açılan modül ekranında "e-Arşiv Portal"ı seç.

GİB'in kılavuzu bir de test portalından söz eder; orada kestiğin faturada "test" ibaresi çıkar ve yasal değildir. Gerçek fatura için yukarıdaki adresi kullan.

2. Bilgilerini bir kez kontrol et

İlk girişte sol menüde "Kullanıcı İşlemleri" altındaki "Kullanıcı Bilgileri"ni aç. Adresin, vergi dairen ve iletişim bilgilerin faturanın üst kısmına buradan basılır. Yanlış ya da eksik bir alan varsa düzelt ve "Kaydet"e bas.

3. Fatura oluşturma ekranını aç

Sol menüde "Belge İşlemleri"ne tıkla, ardından fatura oluşturma ekranını aç. GİB'in kılavuzunda bu menünün adı "5000/30.000 TL Fatura Oluştur". Menü adları portalın sürümüne göre değişebilir; adında "Fatura Oluştur" geçen seçeneği ara.

4. Fatura bilgilerini doldur

Ekranda "Fatura Bilgileri" ve "Alıcı Bilgileri" tabloları açılır. Fatura numarası, ETTN ve tarih gibi alanları sistem kendisi doldurur. Senin seçmen gerekenler:

• Fatura Tipi: Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah ya da İhraç Kayıtlı. Sıradan bir hizmet faturası Satış'tır. Yurt dışındaki bir müşteriye hizmet ihracı gibi KDV istisnası olan işlerde İstisna seçilir; istisnanın gerekçesi ve kodu faturanın not alanına yazılır.
• Para birimi ve döviz kuru: Fatura yabancı para ile ise kuru gir. KDV Genel Uygulama Tebliği'ne göre esas, vergiyi doğuran olayın olduğu günkü Resmî Gazete'de yayımlanan TCMB döviz alış kurudur. O günün Resmî Gazete'si, TCMB'nin bir önceki iş günü açıkladığı kuru yayımlar.

5. Alıcıyı yaz

• VKN/TCKN alanı zorunludur.
• VKN yazarsan alıcının unvanını tam olarak yazman gerekir. TCKN yazarsan adı ve soyadı zorunludur. Geçerli bir numara girdiğinde portal bazı bilgileri kendisi getirebilir.
• Alıcı TCKN'sini paylaşmak istemeyen bir nihai tüketiciyse ya da TCKN'si yoksa alana 11111111111 (on bir tane 1) yazılır.
• Yurt dışındaki bir alıcı için VKN alanına genellikle 2222222222 (on tane 2) yazılır. Bu kullanım bir GİB özelgesine dayanır; kendi durumun için mali müşavirine danış.

6. Hizmet ya da mal satırlarını ekle

1. "Mal/Hizmet Bilgileri" bölümünde "Satır Ekle"ye bas.
2. Satıra hizmetin adını, miktarını, birimini, birim fiyatını ve KDV oranını yaz. 2026'da genel KDV oranları yüzde 20, yüzde 10 ve yüzde 1'dir.
3. Başka bir kalem için yeniden "Satır Ekle"ye bas. Bir satırı kaldırmak için satırı seçip "Satır Sil"e bas.
4. KDV dışında bir vergi gerekiyorsa (örneğin stopaj) "Vergi Ekle" bölümünden seç.

Toplamları portal satırlardan kendisi hesaplar; bu alanlara elle yazamazsın. Not alanına faturada bulunması gereken ibareleri (istisna gerekçesi, banka bilgisi gibi) yazabilirsin.

7. Faturayı oluştur

Her şey tamamsa "Oluştur"a bas, çıkan mesajda "Tamam"ı seç. Zorunlu bir alan boşsa portal seni uyarır.

Bu noktada fatura henüz bir taslaktır. Onaylanmamış taslak yasal bir fatura değildir.

8. Taslağı SMS şifresiyle onayla

1. "Belge İşlemleri" altında taslakları listeleyen ekranı aç (kılavuzda "5000/30.000 TL Taslaklar"; adında "Taslaklar" geçen seçeneği ara), tarih aralığını seçip sorgula. Portal tek seferde en fazla 7 günlük aralık sorgulatır; daha uzun bir aralıkta "Seçilen tarih aralığı 7 günden fazla olamaz!" uyarısı verir.
2. Faturayı seç. Değiştirmen gereken bir şey varsa "Düzenle" ile şimdi düzelt; onaydan sonra düzenleyemezsin.
3. "GİB İmza"ya bas. Kayıtlı cep telefonun ekranda görünür.
4. "Şifre Gönder"e bas. Telefonuna 6 haneli bir kod gelir.
5. Kodu "Şifre" kutusuna yaz ve "Onayla"ya bas.
6. "İmzalama işlemi başarı ile tamamlandı" mesajını gördüğünde fatura resmîleşmiştir.

SMS şifresi yalnızca kısa bir süre geçerlidir. Kodu gelir gelmez yaz; süre dolarsa yeni şifre iste.

9. İndir ve alıcına gönder

Onaylı faturayı seçip "İndir"e bas. GİB, faturanın görüntüsünü ve imzalı XML dosyasını içeren bir zip verir. Faturayı alıcına e-posta ile gönderebilir ya da çıktısını alıp teslim edebilirsin. GİB kılavuzuna göre fatura görüntüsü ıslak imza ile basılı teslim edilebilir ya da görüntü XML dosyasıyla birlikte elektronik ortamda iletilebilir.

Son olarak portaldan çıkış yap. Portal bir kullanıcı için tek oturuma izin verir; başka bir yerde açık kalan oturum yeni girişini engelleyebilir.

Sık yapılan hatalar

• Taslakta bırakmak. "Oluştur"a basmak yetmez. Onaylanmamış taslak fatura sayılmaz. Her ay sonunda taslaklar listesini kontrol et.
• 7 günü kaçırmak. VUK 231/5'e göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten başlayarak en geç 7 gün içinde düzenlenir. Süresinde kesilmeyen fatura hiç kesilmemiş sayılır.
• Yanlış fatura tipi ya da KDV oranı. İstisna kapsamındaki bir işi Satış tipiyle ve yüzde 0 KDV ile kesmek sık görülür. İstisna varsa tipi İstisna seç ve gerekçeyi nota yaz.
• Yanlış kur. Fatura gününün değil, o gün Resmî Gazete'de yayımlanan (bir önceki iş gününün) TCMB döviz alış kurunu kullan.
• Onaydan sonra düzeltmeye çalışmak. Onaylanmış fatura silinemez. Hata varsa iptal talebi oluşturman gerekir; bunun 8 günlük bir süresi var. Ayrıntılar: e-Arşiv fatura nasıl iptal edilir?
• Alıcı bilgisini eksik yazmak. VKN ile unvan, TCKN ile ad soyad birlikte gider. Unvanı kısaltmadan, tam yaz.
• Kopyayı saklamamak. İndirdiğin zip'i sakla. VUK'a göre belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak 5 yıl saklanır.

Faturayı asistanına kestirmek: Angaria

Portal ücretsizdir ve yukarıdaki adımlar her fatura için yeterlidir. Zor olan, aynı formu her ay baştan doldurmaktır: portal alıcıyı ve hizmeti hatırlamaz, taslak ile onay ayrı ekranlardadır.

Angaria, bu işi Mac'inden ve yapay zekâ asistanından yapmanı sağlayan bir Mac uygulaması. GİB'in aynı e-Arşiv Portalı'nı senin hesabınla kullanır; fatura yine GİB'de kesilir.

• Asistanla: Angaria MCP ile Claude, Codex, Cursor ve Mac'indeki diğer MCP uygulamalarına bağlanır. "Apple'a 5 bin dolarlık fatura kes!" dersin; asistan müşteriyi bulur ve GİB'de taslağı hazırlar.
• Onay senin elinde: Asistanın onaylaması varsayılan olarak kapalıdır. Açarsan GİB SMS şifresini yine senin telefonuna gönderir, sen şifreyi asistana yazarsın. Şifre olmadan hiçbir fatura onaylanmaz.
• Kendin de kesebilirsin: Geçen ayın faturasını "Tekrar kes" ile bugünün tarihiyle açar, aynı adımda SMS ile onaylarsın.

Sınırları da açık: Angaria şimdilik yalnızca Mac'te çalışır; e-Fatura, e-SMM, e-İhracat, stok ya da ön muhasebe gerekiyorsa sana göre değil. Tarayıcıdaki ya da telefondaki asistanlar bağlanamaz. Ayrıntılar ve deneme için Angaria ana sayfası ve MCP sayfası.

Sık sorulan sorular

e-Arşiv fatura kesmek için mali mühür ya da e-imza gerekir mi?

Hayır. GİB e-Arşiv Portalı'nda fatura kesmek için Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi yeterlidir. Onay, GİB'de kayıtlı cep telefonuna gelen 6 haneli SMS şifresiyle yapılır. İmza GİB tarafında uzaktan atılır, senin bir sertifika almana gerek yoktur.

GİB e-Arşiv Portalı ücretli mi?

Hayır, portal ücretsizdir ve fatura sayısına göre ücret alınmaz. Ücretli olan, özel entegratörler ve portalın üzerine kurulan uygulamalardır. Bunlar zorunlu değildir; portal tek başına yasal fatura kesmeye yeter.

Oluşturduğum taslak fatura geçerli mi?

Hayır. "Oluştur" ile yalnızca taslak oluşur. Fatura, taslaklardan seçilip "GİB İmza" ile SMS şifresi girilerek onaylandığında resmîleşir. Onaylanmamış taslağı silebilir ya da düzenleyebilirsin; onaylanmış faturayı ise ancak iptal talebiyle iptal edebilirsin.

e-Arşiv faturayı alıcıya nasıl gönderirim?

Onaylı faturayı portaldan "İndir" ile zip olarak al. İçindeki fatura görüntüsünü ve XML dosyasını alıcına e-posta ile gönderebilirsin. İstersen çıktısını alıp ıslak imzayla elden de teslim edebilirsin. Portal faturayı alıcıya kendiliğinden göndermez.

Faturayı kaç gün içinde kesmem gerekir?

VUK 231/5'e göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten başlayarak en geç 7 gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde kesilmeyen fatura hiç kesilmemiş sayılır ve ceza doğurabilir.

---

Bu yazı genel bilgi içindir. Kendi durumuna özel bir soru varsa (istisna, yurt dışı alıcı, basit usul gibi) mali müşavirine danış.